SPISOVÁ SLUŽBA A DATOVÉ SCHRÁNKY

Hlavními funkcemi aplikace je integrace komunikace – přijímání a odesílání zásilek různými komunikačními kanály,  třídění zásilek do spisových uzlů, přidělování zásilek uživatelům, workflow zásilky, zpracování v dalších modulech (výzvy k součinnosti, exekuce) a  automatizace zpracování příloh.

Úvod – Komunikační server, poštovní kniha

Hlavní funkce modulu jsou:

  • integrace komunikace – přijímání a odesílání zásilek různými komunikačními kanály
  • evidence zásilek a stavu jejich zpracování
  • evidence příloh a stavu jejich zpracování
  • rozhraní pro práci se zásilkami a jejich přílohami

Vedle vlastní komunikace a její evidence řeší komunikační server a klient mnoho dalších funkcí jako například:

  • automatické třídění zásilek dle pravidel do spisových uzlů
  • přidělování zásilek uživatelům
  • workflow zásilky
  • zpracování v IDFU
  • automatizace zpracování příloh
  • hromadné zpracování zásilek
  • výstupy z IDFU

Pro vedení „papírové“ pošty slouží funkce:

  • evidence příchozí korespondence (funkce je ve vývoji)
  • evidence odchozí korespondence – Poštovní podací arch (popis níže)

Integrace komunikace

Komunikační server

Základní funkce modulu je integrace komunikace mezi různými komunikačními kanály a aplikacemi:

  • Adaptér – Pro napojení aplikace na komunikační server stačí vytvořit jednoduchý adaptér, který implementuje komunikační protokol této aplikace. V tomto případě řídí komunikaci komunikační server, který načítá a předává zásilky z/do aplikace. Aktuálně jsou zprovozněny a dodávány tyto adaptéry:
    • ISDS – datové schránky CZ
    • Athena – spisová služba
    • Crif SCB – messaging služba
    • ESPIS / ESPIS Lite – spisová služba
    • EZOP – spisová služba
    • Postregistr – spisová služba
    • SMTP/POP3 – email
    • ECM – S 602
  • Web services rozhraní – Externí aplikace se může napojit na komunikační server sama přes web services rozhraní komunikačního serveru. V tom případě aplikace implementuje protokol komunikačního serveru a sama si načítá a předává zásilky.
  • Kombinace – Napojení lze také kombinovat. To znamená, že například aplikace předává komunikačnímu serveru pomocí web services rozhraní (komunikačního serveru) příchozí zásilky a komunikační server předává aplikaci pomocí adaptéru odchozí zásilky.
Přínosy
  • Aplikace napojené na komunikační server si mohou vyměňovat data s ostatními aplikacemi a komunikačními kanály bez znalosti jejich komunikačního protokolu.
  • Komunikační server může být použit bez evidence komunikace jen jako konektor mezi aplikací a komunikačními kanály jako například e-mail, Datové schránky, Registrovaná elektronická pošta atd.
  • Dále může komunikační server evidovat komunikaci, ukládat data a přílohy a ostatním aplikacím je zpřístupňovat pomocí web services.
    Komunikační server umožňuje pravidelné stahování a mazání (přesun) zásilek mezi komunikačními kanály a aplikacemi. Pracuje v tu chvíli například jako SMTP klient, který stahuje poštu, klient datových schránek atd.
  • Významnou roli hraje integrace s adresářem, aby veškeré kontakty mezi různými aplikacemi byly ukládány, konsolidovány a dostupné na jednom místě.
  • Dále může komunikační server rozšiřovat funkce napojených aplikací. V jedné stávající implementaci například komunikační server umožňuje vkládat více zásilek do jedné obálky spisové služby, což sama spisová služba ve svém rozhraní neumožňuje. Může poskytovat evidenci vazeb mezi příchozí a odchozí korespondencí atd.
Komunikační klient – Poštovní kniha

Součástí aplikace je klient který je podobný e-mail klientu a také práce s ním je velmi podobná. Pomocí tohoto klienta může uživatel zpracovávat a vytvářet zásilky bez ohledu na to, zda zásilky přišly, nebo odejdou například jako e-mail, nebo papírová korespondence.

Uživatel má veškerou komunikaci integrovanou a provázanou na jednom místě a přistupuje k ní jednotně.

Komunikační klient může být díky použité technologii integrován přímo do jiné aplikace. Takto je komunikační klient integrován přímo do IDFU, kterému poskytuje své funkce, a zároveň lze z komunikačního klienta volat funkce IDFU.

Evidence komunikace – poštovní kniha

Vedle vlastní komunikace mezi jednotlivými kanály a aplikacemi může být tato komunikace evidována/ukládána. Jsou evidovány jak veškeré informace o zásilce, tak její data a přílohy.

Aplikace také udržuje vazby mezi zásilkami příchozí/odchozí a to ať odcházejí jakýmkoliv kanálem.
Dále jsou evidovány stavy zpracování zásilek i jejich příloh.

Integrace s centrálním adresářem

Komunikační server používá pro veškeré funkce spojené s adresářem služby centrálního adresáře, stejně jako IDFU. Tím je zajištěno sdílení informací a zamezení duplicit.

Využívání funkcí pro vyhledávání a párování kontaktů ve svém důsledku vede ke konsolidaci a čištění databáze kontaktů předávaných dalšími aplikacemi, například spisovou službou.

Centrální adresář pomocí synchronizace a nahrávání číselníků také poskytuje standardní seznamy oprávněných osob.

Integrace s centrální evidencí dokumentů

Komunikační server prostřednictvím centrální evidence dokumentů veškeré zásilky a jejich přílohy ukládá a načítá do/z centrálního úložiště dokumentů.

Mezi ostatními aplikacemi jsou pak předávány pouze ID příloh. Tím je zamezeno duplikování dat a je zajištěno jejich sdílení.

Poštovní kniha, stejně jako IDFU, k přílohám průběžně zapisuje pomocí takzvaných metadat další informace, jako například číslo zásilky, ID subjektu, číslo dávky v IDFU atd. Pomocí těchto metadat pak lze s přílohami pracovat hromadně (například zobrazit všechny dokumenty od jednoho subjektu) a zároveň sdílet informace o přílohách s ostatními aplikacemi.

Přidělování zásilek uživatelům

Slouží k ručnímu, nebo automatickému přidělení zásilky uživateli ke zpracování. Automatické přidělování zásilek je prováděno podle zákazníkem definovaného algoritmu.

Workflow zásilky

Aplikace obsahuje vestavěné work-flow zásilky s jednotlivými stavy zpracování.

Stavy zpracování příchozí zásilky jsou:

  • Nová
  • Otevřená – zásilka je zpracovávána
  • Stornovaná
  • Uzavřená – zásilka je zpracovaná
  • Informace o uzavření zásilky je nastavena:
  • ručně uživatelem
  • automaticky po zpracování všech příloh
  • automaticky po odeslání odpovědi na zásilku
  • automaticky po uplynutí časového období

Do workflow zpracování příchozí zásilky tedy vstupuje workflow zpracování příloh. Stavy příloh příchozí zásilky mohou být:

  • Nezpracovaná
  • Nezpracovávat
  • Otevřená
  • Zpracovaná

Stavy zpracování odchozí zásilky jsou:

  • Otevřená – nová rozpracovaná zásilka
  • Předaná na výpravnu
  • Stornovaná
  • Odeslaná – potvrzeno odeslání z výpravny

Workflow zásilky lze upravit pro potřeby zákazníka a jeho spisové služby.

Zpracování v IDFU

Zpracování zásilek a jejich příloh v IDFU lze spustit přímo ze zásilky z komunikačního klienta – poštovní knihy.

Zpracování zásilky – dávka

IDFU poskytuje funkce pro výběr otevřené dávky, nebo vytvoření nové dávky, pro subjekt odesílatele – oprávněnou osobu.
Při vytvoření dávky jsou převzaty informace o odesílateli zásilky z adresáře, případně jsou doplněny informace o oprávněné osobě – typ a ID oprávněné osoby (pokud je adresář neobsahuje).

Zpracování příloh – dotazy

Dále IDFU poskytuje funkce pro transformaci různých formátů vstupních dat (příloh) na dotazy a jejich zápis do dávky:

  • Specifikované formáty
  • Tabulkový vstup – zpracování .xls a .csv souborů
  • Textový vstup – automatizované vytěžování dat z prostého textu

Uživatel zpracovává data přímo z poštovní knihy bez nutnosti jejich exportu a následného načítání do IDFU.

Automatizace zpracování příloh

Komunikační server je serverová aplikace a umožňuje provádět se zásilkami operace „na pozadí“, ještě než si je zobrazí uživatel. Tyto operace mohou zpracovat nebo předzpracovat přílohy zásilek.

Pro použití v IDFU jsou například prováděny transformace .pdf souborů s dotazy, které zasílají exekutoři. Příloha je:

  • převedena na text
  • z textu jsou vytěženy dotazy

Po otevření přílohy uživatelem v editoru textového vstupu stačí zkontrolovat vytěžení dat, případně opravit a zapsat dotazy do otevřené dávky.

Hromadné zpracování zásilek

Uživatel může označit skupinu příchozích zásilek jednoho odesílatele, vybrat existující dávku, nebo vytvořit novou a postupně zpracovávat v editoru textového vstupu všechny přílohy vybraných zásilek.

Výstupy z IDFU

IDFU přímo využívá informací a služeb poštovní knihy, případně spisové služby, na kterou je komunikační server napojen.

Vytvoření odchozí zásilky

Při exportu dávky z IDFU je v poštovní knize automaticky vytvořena odchozí zásilka s vazbou na příchozí zásilku/zásilky, ze kterých dávka vznikla.

Odchozí zásilka automaticky přebírá oficiální adresu oprávněné osoby z adresáře, nebo subjekt a adresu z příchozí zásilky. Uživatelem může být vybrána jiná adresa.

Generování identifikátorů

Při vytváření odchozích zásilek a dokumentů může poštovní kniha generovat identifikátory, jako číslo jednací a číslo obálky.
Pokud je komunikační server napojen na spisovou službu, může o přidělení těchto identifikátorů požádat spisovou službu.

Zápis informací z poštovní knihy do výstupů

Při vytváření výstupů z IDFU mohou být do těchto výstupů přebírány informace z poštovní knihy jako:

  • číslo jednací příchozí zásilky
  • číslo jednací odchozí zásilky
  • číslo obálky

Tyto informace mohou být také vytvořeny formou čárového kódu, pro automatizované zpracování odchozí korespondence spisovou službou (výpravnou).

Zápis výstupů jako příloh zásilky

Výstupy z dávky jsou automaticky zapsány do centrální evidence (úložiště) dokumentů a připojeny jako přílohy odchozí zásilky.

Více zásilek v jedné obálce

Poštovní kniha umožňuje zasílání více zásilek v jedné obálce, i když to samotná spisová služba neumí.

Uživatel si sám řídí, zda odchozí zásilku vloží do otevřené obálky, nebo vytvoří novou. Na podporu této činnosti poštovní kniha obsahuje funkce pro správu otevřených obálek.

Další funkce

Komunikační server nabízí množství dalších funkcí jako:

  • Stornuj příchozí zásilku
  • Vrácení – změna pozice v rámci útvaru
  • Vrácení – na podatelnu (mimo útvar)
  • Návrh na vrácení – změna pozice v rámci útvaru
  • Návrh na vrácení – na podatelnu (mimo útvar)
  • Zamítnutí návrhu na vrácení
  • Potvrzení vrácení – změna pozice v rámci útvaru
  • Potvrzení vrácení – na podatelnu (mimo útvar)
  • Zpracuj další zásilku
  • Vyhledej zásilku podle evidenčního čísla a zpracuj
  • Identifikace odesílatele
  • Odešli zásilku > jednotlivě > ihned
  • Vytvoř obálku
  • Vlož zásilku do obálky
  • Uzavři obálku
  • Stornuj odchozí obálku včetně vložených zásilek
  • Stornuj odchozí zásilku
  • Odešli zásilky z výstupní fronty
  • Přidej/odstraň přílohu
  • Vyhledání a zobrazení zásilky
  • Zobrazení přílohy zásilky
  • Kontrola a doplnění
  • Zobrazení zásilek v obálce
  •  . . .

Evidence odchozí korespondence – Poštovní podací arch

Evidence odchozí „papírové“ pošty a vytvoření poštovního podacího archu s těmito funkcemi:

  • Zaevidování odchozí zásilku s atributy:
    • Adresát
    • Číslo jednací
    • Věc
    • Evidenční číslo
    • Vytvořeno
    • Odesláno
    • Stav zásilky
    • Uzel zásilky v rámci Poštovní knihy
    • Vlastník
    • Kanál (defaultně „manuál“)
    • Způsob odeslání (doporučeně, s dodejkou, …)
  • Vytvoření podacího archu z vybraných zásilek
    • vygenerování PDF dokumentu pro tisk
  • Vyhledání evidované pošty
    • dle atributů zásilky

TECHNICKÁ SPECIFIKACE:

Aplikace a moduly:

Technická specifikace a požadavky na instalaci a provoz jsou uvedeny zde.

UKÁZKY APLIKACE:

Celkový přehled  a detail zásilky

Události k zásilce